נתחיל ברגע של דמיון מודרך: זוג מתכנן חתונה בגן אירועים באמצע אוגוסט. ההורים מתערבים ומסבירים שזו בחירה לא מתחשבת בכל הדודים והדודות שחצו את גיל 60. הזוג רוצה בופה, ואילו ההורים חושבים שארוחה של 4 מנות לצד השולחן היא הבחירה הראויה לחתונה. הסיטואציה הזאת מוכרת לרבים גם מחיינו הפרטיים – בין אם מדובר בחתונה, בר/בת מצווה או מסיבת השקה – כאשר אנו מתכננים אירוע ואין זה משנה אם אנו מדברים על הפקת חתונה או הפקת אירוע חברה, הרצונות שלנו לא תמיד תואמים לצורכי המוזמנים. האם זה אומר שאחד מהצדדים בהכרח ייאלץ לוותר ולהתאכזב? כדי לענות על השאלה הזו, פנינו לשרון ביטון, מפיקת אירועים פרטיים ועסקיים כבר למעלה מעשור – ובעיניה, התשובה היא בוודאי שלא, כל עוד ניגשים לתכנון האירוע ברגישות ויצירתיות ושמים לב לכל הפרטים הקטנים.

עצרו וחשבו מה אתם באמת רוצים, איך נראה החלום שלכם

לרוב, כשאנו מדברים על תכנון אירוע, הדבר הראשון שנתייחס אליו יהיה רצון המארחים – ובצדק. אירוע מוצלח יתפקד כמיקרוקוסמוס המשקף את האופי הייחודי של המארחים – בין אם מדובר באינדיבידואלים או בגוף עסקי. הרי כל אחד מאיתנו הוא יחיד ומיוחד – וכך גם האירוע שלנו צריך להיות. שרון מספרת שלפני הכל, היא יושבת עם בעלי האירוע על קפה ולומדת להכיר אותם. “קודם כל אני מקשיבה לצורך של הלקוח. מה הוא רואה? מה החלום שלו? איזה אירועים בהם נכח בעבר או נחשף אליהם מצאו חן בעיניו. אני למעשה מבקשת ממנו שיגדיר את החלום שלו. בלי להתחשב בתקציב ובמגבלות אחרות” בנוסף, שרון שואלת מגוון שאלות שמסייעות לה להכיר יותר את הלקוח, להבין ניואנסים רגישים, ובעצם “להיכנס לתוך הראש שלו”. הכרת הלקוח לעומק היא חלק קריטי ביצירת אירוע מוצלח. “רק אחרי שהבנתי במדויק את החלום – אני מתחילה לבנות את קונספט האירוע, שיכול להיות נושא, צבע, סגנון וכו’. את הקונספט אני פורטת לתכנים, עיצוב, קייטרינג ויתר האלמנטים שהופכים אירוע לייחודי. המטרה היא להתאים את חלום הלקוח למציאות, תוך שאני דואגת למצוא פתרונות יצירתיים לאתגרים העומדים בדרך”, היא מוסיפה.

מה אתם באמת יודעים על האורחים שלכם?

אבל אירוע מוצלח ובלתי נשכח באמת יהיה כזה בו כל המוזמנים ירגישו שייכים. אירוע בו כל אחד ואחת יהיה חלק מהשמחה, ולא צופה מהצד. לכן, שרון מסבירה שאחרי שהיא לומדת להכיר את הלקוח והאירוע עליו הוא חולם, היא פונה לשלב החשוב הבא – הכרת קהל המוזמנים. באירועים נוצרים מפגשים של אנשים מקבוצות גיל שונות, תחומי עניין שונים ורקע תרבותי שונה. כדי להפיק אירוע בו כולם ירגישו בנוח, הבנת קהל היעד היא הכרחית. רק אחרי שלומדים להכיר את קהל המוזמנים, ניתן לשלב בקונספט המקורי אלמנטים שידברו לכולם. את רצון המארחים לבטא את עצמם דרך האירוע לבין תחושת השייכות של האורחים אפשר להפגיש דרך שילוב של תכנים אמנותיים במהלך האירוע –  תאורה ואלמנטים מורכבים, הרכב מוזיקלי מותאם לקונספט האירוע, תפאורה ושחקנים להשלמת האווירה, אפקטים ופירוטכניקה ייחודיים ועוד המון אפשרויות. לפי שרון, “אפשר להיות מאוד יצירתיים בכל חלק באירוע ולהביא לידי ביטוי את הלקוח, רצונותיו והחלום שלו”. הסוד נמצא באיזון ובעידון.

הצורך לקשר בין רצונותיהם וציפיותיהם של כל הצדדים ולמצוא את נקודת האיזון המושלמת בין המארחים, האורחים והלוגיסטיקה נמשך לכל אורך האירוע, גם כאשר נדרש שינוי בלו”ז האירוע או בתכניו. למשל במקרים בהם האורחים מגיבים מאוד טוב למשהו שתכננו שיהיה רק מעט ממנו. “עבודת ההפקה מסתיימת רק כאשר האירוע מגיע לסופו. מאוד חשוב לשים לב למתרחש במהלך האירוע, להקשיב, להתבונן. להבין איך אנשים מגיבים לתכנים מסוימים ולבצע התאמות בזמן אמת תוך כדי האירוע”. ביצוע של שינויים בתכנים ובלו”ז וטיפול בבלת”מים במהלך האירוע או ממש לפני התחלתו יכול להתגלות כעניין מאתגר לעיתים, אבל הוא הופך להרבה יותר פשוט כאשר עובדים עם ספקים טובים ואמינים: “אחרי כל כך הרבה שנים בתחום, צברתי מספיק ידע וניסיון לייצר את הקשרים הנחוצים עם הספקים הטובים ביותר כל אחד בתחומו. זהו חלק בלתי נפרד מהפקת אירוע מדויק”.

כדי ליצור אירוע “Tailor Made” – הן למארחים והן למוזמנים – שרון שמה דגש ייחודי בהפעלת גירוי חושי. בכל אחד משלבי האירוע, היא מתייחסת לכל אחד מחמשת החושים. ראיה, טעם, ריח, שמע ומגע – כל אחד מקבל תשומת לב קפדנית. “רק כך אפשר ליצור חוויה סוחפת, שמתחילה אצל הלקוח עוד בשלב התכנון המקדים, ממשיכה לתהליך שעוברים יחד ומגיעה לשיא באירוע, שהופך לרגע בלתי נשכח בספר הזיכרונות האישי”. זה אמנם דורש תיאום דקדקני בין המון גורמים והתייחסות כמעט אובססיבית לכל פרט קטן, “אבל כשהתוצאה הסופית קולעת בול, השמחה בעיניים של הלקוח והחיוך של כל המוזמנים שווים הכל. אין אושר גדול מזה”.